Reformer studio radi s malim brojem mjesta, pa se svaka kasna odjava ili prazna sprava odmah vidi u rasporedu. Rezervacije zato treba postaviti oko pet pravila: kapacitet termina, rok prijave, rok odjave, lista čekanja i potrošnja dolazaka iz paketa. U nastavku je kako ih odrediti i kako se primjenjuju u Fitku.
Stvarni prikazi aplikacija
Pomaknite galeriju ili otvorite snimku za veći prikaz. Datumi, termini, paketi i cijene su primjeri izgleda aplikacija, a ne aktualna ponuda studija.
1. Kapacitet jednak broju sprava
Broj mjesta u terminu određuje broj reformera koje stvarno imate. Kad je termin popunjen, nova prijava nije moguća, pa nema dvostrukih dogovora preko poruka. Član u rasporedu vidi koliko je mjesta zauzeto prije nego što se prijavi.
U aplikaciji Luné Reformer Ateliera termin ima četiri mjesta: popunjen termin prikazuje 4/4 i gumb za listu čekanja, a termin sa slobodnim mjestom nudi rezervaciju. Na rasporedu Aerobic studija Sinj puni termini prikazuju 7/7.
2. Rok prijave i rok odjave
Rok prijave određuje do kada se član može upisati u termin, a rok odjave do kada ga može otkazati bez gubitka dolaska. U Fitku se rokovi postavljaju po kategoriji treninga, a rok odjave može se zadati i kao iznimka za pojedini termin.
- Odjava u roku: rezervacija se otkazuje, dolazak se vraća u paket, a administrator dobiva obavijest o otkazivanju.
- Nakon roka: odjava iz aplikacije zadano nije moguća i član dobiva poruku da je rok istekao.
- Kasna odjava, ako je dopustite: rezervacija se otkazuje, ali se dolazak po pravilima ne vraća.
- Broj otkazivanja: može se ograničiti koliko puta član smije otkazati u jednom razdoblju članarine.
Rok odjave treba ostaviti dovoljno vremena da se oslobođeno mjesto popuni. Prekratak rok znači da obavijest o slobodnom mjestu stiže prekasno, a predug rok polaznicima otežava planiranje. Koliko sati odabrati, ovisi o tome koliko unaprijed vaši polaznici planiraju dolaske.
3. Lista čekanja
Lista čekanja uključuje se za kategoriju. Kad je termin pun, član se može upisati na listu. Čim netko otkaže, svi s liste dobivaju push obavijest da se termin oslobodio, s gumbom za prijavu. Mjesto dobiva onaj tko se prvi prijavi.
Sustav ne upisuje nikoga automatski, pa nitko ne dobiva termin koji nije potvrdio. Zato lista najbolje radi uz rok odjave koji ostavlja vremena za prijavu.
4. Paketi dolazaka i tjedni limiti
U većini reformer studija paket ima određen broj dolazaka i rok valjanosti. Prijava na termin troši dolazak iz aktivnog paketa, a pravovremena odjava ga vraća. Član u profilu vidi koliko mu je dolazaka ostalo i do kada paket vrijedi, a uz uobičajene postavke nova prijava nije moguća kada se dolasci potroše ili paket istekne.
Paket se veže uz kategorije koje pokriva, a može imati i tjedni ili mjesečni limit rezervacija. Primjerice, paket s osam dolazaka može dopustiti najviše dva termina tjedno, pa polaznik ne potroši paket u prvom tjednu. Član može imati više aktivnih paketa istodobno, a obavijesti o isteku mogu stizati dva dana prije, dan prije i na dan isteka.
5. Stalni termini i privatni treninzi
Polaznici koji dolaze u isto vrijeme svaki tjedan mogu se voditi kao stalni korisnici termina. Tada ne moraju svaki tjedan ponovno tražiti mjesto, a studio unaprijed vidi tko dolazi.
Privatni studio može termin postaviti za samo jednu rezervaciju. LINEA BOUTIQUE tako ima raspored samo u kalendaru, uz zatvaranje istovremenih termina nakon rezervacije i ograničenje od jedne rezervacije po korisniku dnevno.
6. Reformer i prostirka u istom rasporedu
Ako studio ima i reformer i trening na prostirci, odvojite ih u kategorije. Svaka kategorija ima vlastiti kapacitet, rokove i pakete koji je pokrivaju, pa se pravila jednog formata ne prenose na drugi. Tako su postavljene, primjerice, dvije kategorije u aplikaciji Pro Form Labin.
Primjer postavki za studio sa šest sprava
Ovo je ilustracija za odluku, ne zadana postavka sustava:
- kapacitet termina: 6 mjesta
- prijava otvorena do 30 minuta prije početka
- odjava bez gubitka dolaska do 12 sati prije početka
- lista čekanja uključena za sve reformer termine
- kasna odjava dopuštena, bez povrata dolaska
- paket od 8 dolazaka, najviše 2 termina tjedno
Kontrolna lista prije otvaranja rasporeda
- Odgovara li kapacitet svakog termina broju sprava?
- Jesu li rok prijave i rok odjave napisani i u pravilima studija?
- Je li lista čekanja uključena za kategorije koje se pune?
- Znaju li polaznici što se događa s dolaskom nakon kasne odjave?
- Pokrivaju li paketi točno one kategorije kojima su namijenjeni?
Više o tome kako Fitko vodi termine s malo mjesta pročitajte na stranici aplikacija za reformer studio, a o paketima na stranici članarine i naplata. Za prikaz na vlastitom rasporedu dogovorite demo.